Eine Gebrauchsanweisung ist ein Dokument, das Anweisungen für die Verwendung eines Produkts enthält. Eine gut verfasste Gebrauchsanweisung kann Geld und Zeit sparen, da sie den Benutzern hilft, sich schnell mit dem Produkt vertraut zu machen. In diesem Beitrag sehen wir uns einige allgemeine Richtlinien für das Schreiben von Bedienungsanleitungen an und geben Tipps, wie du eine effektive Anleitung für deine Kunden erstellen kannst.
Was ist eine Gebrauchsanweisung?
Eine Gebrauchsanweisung ist eine Sammlung von Anweisungen für die Verwendung eines Produkts. Es ist wichtig, diese Anweisungen zu befolgen, denn sie helfen, das Produkt optimal zu nutzen, indem sie klare und präzise Ratschläge geben.
Die Anleitung sollte für die Benutzer leicht verständlich sein, damit sie das Produkt korrekt verwenden und keinen Schaden anrichten. Sie sollte aus pädagogischer Sicht und aus der Sicht eines Ingenieurs sinnvoll sein (damit es keine Verwirrung gibt).
Was ist der Unterschied zwischen einem Handbuch und einer Gebrauchsanweisung?
Der Hauptunterschied zwischen einem Benutzerhandbuch und einer Gebrauchsanweisung besteht darin, dass ein Benutzerhandbuch für eine bestimmte Zielgruppe verfasst wird, während eine Gebrauchsanweisung für jeden Benutzer geschrieben wird.
Handbücher bieten einen Leitfaden für tiefergehende Erkundung eines Produkts, während eine Gebrauchsanweisung den Menschen erklären soll, wie sie ein System grundlegend verwenden. Bedienungsanleitungen haben strengere Vorgaben als Benutzerhandbücher: Sie müssen besser strukturiert sein, haben viele verschiedene Abschnitte und müssen in ihren Anweisungen sehr klar sein.
Denk daran: Wenn du Anleitungen textest, darfst du Benutzern nur die Informationen geben, die sie zu diesem Zeitpunkt benötigen! Schreibe nicht mehr als das, was sie jetzt brauchen, sonst wird es verwirrend!
Anleitung: Bedienungsanleitung erstellen
Bevor du mit dem Tippen deiner Gebrauchsanweisung beginnst, solltest du ein Inhaltsverzeichnis erstellen. Anhand des Inhaltsverzeichnisses können die Leser sehen, wie das Dokument aufgebaut ist und was die einzelnen Abschnitte beinhalten. Du kannst die leeren Stellen mit detaillierteren Informationen zu den einzelnen Kapiteln ausfüllen, wenn du fertig bist.
Es ist an der Zeit, eine Gliederung für das Dokument zu erstellen – eine Gliederung, die genau angibt, welche Informationen in den einzelnen Abschnitten enthalten sein werden und wie sie sich auf andere Abschnitte innerhalb des Benutzerhandbuchs beziehen (zum Beispiel: „In diesem Kapitel werden die Funktionen unseres Produkts behandelt.“).
Das Ziel ist nicht nur, dass der Leser über die Funktionsweise unseres Produkts genügend Wissen erlangt, sondern auch, dass die Funktionsweise unseres Produkts für Laien nachvollziehbar ist, ohne dass diese vorherigen Kenntnisse erwerben müssen. Auf diese Weise werden sie sich bereit fühlen, unser Produkt zu benutzen, auch wenn sie noch nie eines benutzt haben! Denk daran: Klarheit ist der Schlüssel!
Die Hauptfunktion der Gebrauchsanweisung
Die Hauptaufgabe von Gebrauchsanleitungen besteht darin, die Verwendung des Produkts zu erklären. Dazu gehört sowohl, woraus das Produkt besteht als auch, wie es funktioniert. Erkläre auch, wie das Produkt montiert und demontiert wird, einschließlich der Inbetriebnahme (z. B. wenn eine neue Anlage installiert wird).
Zielgruppe für das Produkt definieren
Die Zielgruppe ist die Gruppe von Personen, die dein Produkt verwenden. Es ist wichtig, dass du sie so genau wie möglich definierst, damit sie beim Erstellen und Bearbeiten des Handbuchs berücksichtigt werden kann. Bei der Definition solltest du Alter, Geschlecht, Beruf und Wohnort berücksichtigen. Zum Beispiel:
- Wenn sich ein Buch an Kinder im Alter von 8–12 Jahren richtet, sollte die Zielgruppe bestimmt werden (z. B. Jungen im Alter von 10–11 Jahren).
- Wenn ein Artikel für Fachleute verfasst wurde, die in Einzelhandelsgeschäften arbeiten, dann werden ihn natürlich nur diese Leute lesen – wir würden also „Einzelhandelsangestellte“ auf unsere Liste der potenziellen Leser setzen!
Wer sollte die Bedienungsanleitung schreiben?
Der ideale Autor ist jemand, der bereits Erfahrung mit dem Produkt hat und seine Funktionen in- und auswendig kennt. Wenn dies nicht möglich ist, solltest du einen professionellen Autor oder Redakteur mit der Erstellung des Handbuchs beauftragen. Auch für die Übersetzung sollte ein Experte beauftragt werden.
Die Struktur guter Bedienungsanleitungen
Die Struktur variiert von Fall zu Fall, sieht aber in der Regel wie folgt aus:
- Einleitung
- Inhaltsverzeichnis
- Benutzerhandbuch
- Beschreibung des Produkts
- Warnhinweise
- Anweisungen zur Wartung
- Technische Daten
Richtlinien und Normen für die Erstellung der Gebrauchsanweisung
- Verwende eine klare und einfache Sprache.
- Sei klar und prägnant.
- Verwende einen einheitlichen Stil.
- Verwende ein einheitliches Layout.
- Stell sicher, dass die Anweisungen leicht zu lesen sind.
- Stell sicher, dass die Anweisungen leicht zu verstehen sind.
Beispiel für eine gute Anleitung
1. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Ausrüstung auf dem neuesten Stand und in gutem Betriebszustand ist.
2. Stellen Sie alle notwendigen Werkzeuge und Materialien für die Arbeit zusammen.
3. Lesen Sie die Anweisungen vollständig durch, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und vergewissern Sie sich, dass Sie jeden Schritt des Verfahrens verstehen.
4. Richten Sie einen sicheren Arbeitsbereich mit ausreichender Beleuchtung, Belüftung und ggf. Zugang zu Steckdosen ein.
Gestaltungsideen: ansprechendes Layout und Grafiken erstellen
Bei der Gestaltung deines Handbuchs ist es wichtig, zu bedenken, wie es verwendet werden soll. Das Design sollte klar, sauber und leicht zu lesen sein. Der Index sollte sichtbar sein, damit die Leser schnell finden können, was sie benötigen. Vielleicht möchtest du den Lesern auch einen Leitfaden an die Hand geben, der ihnen zeigt, wo sie mit dem Lesen beginnen können, wenn sie nicht sicher sind, wo sich ihre Antworten im Dokument befinden.
Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Erstellung von (großen oder kleinen) Überschriften und Zwischenüberschriften; diese helfen dabei, den Inhalt in kleinere Abschnitte aufzuteilen, die es den Lesern leichter machen, die Informationen zu verdauen und schneller aufzunehmen, als wenn der gesamte Text die gleiche Größe oder Gewichtung (Schriftart) hätte.
Es ist möglich, Aufzählungspunkte oder Nummern zu verwenden, damit die Leser sehen können, was als Nächstes kommt und den Überblick über den Text behalten.
Vergewissere dich schließlich, dass dein Dokument auf dem Papier gut aussieht, bevor die Kopien für die Verteilung gedruckt werden – es sollten keine Zeilen am oberen/unteren Rand fehlen. Das mag selbstverständlich erscheinen, aber wenn man mit großen Dokumenten voller Tabellen usw. arbeitet, werden diese Dinge bei der Formatierung manchmal übersehen, weshalb wir auch diesen Schritt hier aufgenommen haben.
Eine gut gemachte, benutzerfreundliche Betriebsanleitung kann Geld und Zeit sparen.
Das Schreiben einer Bedienungsanleitung ist eine mühsame Aufgabe, aber eine der besten Möglichkeiten, Geld und Zeit zu sparen. Wenn du dein eigenes Produkt herstellst, ist das Verfassen einer Bedienungsanleitung oder die Beauftragung einer anderen Person mit dem Verfassen einer Bedienungsanleitung genauso wichtig wie die Gestaltung des Produkts selbst.
Du willst, dass der erste Eindruck deines Kunden von deinem Unternehmen positiv ist – stell also sicher, dass er beim Durchlesen deiner Gebrauchsanweisung alles leicht und schnell versteht (und vielleicht sogar Spaß daran hat!).
Wir haben uns mit der Frage befasst, wie du eine benutzerfreundliche Bedienungsanleitung erstellen
kannst. Bitte verwende einfache, klare und verständliche Sprache und einen einheitlichen Stil. Sorg dafür, dass alle Anweisungen leicht zu verstehen sind. Stell bei Bedarf klare Illustrationen und visuelle Darstellungen bereit, binde Videoanleitungen ein, wann immer es möglich ist. Und vieles mehr!
Ist eine Bedienungsanleitung in Papierform Pflicht?
Eine Gebrauchsanleitung in Papierform ist nicht unbedingt obligatorisch. Sie kann aber sehr nützlich sein, wenn es darum geht, den Kunden zu erklären, wie sie ein Produkt oder eine Dienstleistung richtig nutzen.
Gebrauchsanweisungen können Screenshots, Illustrationen und Sicherheitshinweise enthalten, die Schritt für Schritt erklären, wie das Produkt oder die Dienstleistung zu verwenden ist. Indem sie die wichtigsten Informationen hervorheben, können Bedienungsanleitungen auf Papier das Vertrauen der Nutzer stärken. Außerdem bieten sie den Nutzern einen einfachen Bezugspunkt, wenn sie Hilfe bei der Behebung von Problemen benötigen.
Insgesamt sind gedruckte Bedienungsanleitungen für die Anwender von Vorteil, da sie eine greifbare Ressource darstellen, die die einzelnen Arbeitsschritte beschreibt, die sie ausführen müssen.
Fazit
Das war ein kurzer Überblick über die Grundlagen der Erstellung einer Gebrauchsanweisung. Das Wichtigste ist, dass die Anleitung einfach zu benutzen und zu lesen ist, mit klaren Anweisungen und hilfreichen Illustrationen. Du kannst auch Links zwischen den Abschnitten und andere nützliche Informationen wie Tipps zur Fehlerbehebung oder Wartungspläne einfügen, falls bei einem der Schritte etwas schiefgeht.
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